关于对律师事务所行政主管的见解认识

 

浙江天屹律师事务所         蔡慧波

 

一、 对律师事务所行政主管的认识

做一名称职、富有创意而有成效的行政管理人员，并与律师事务所共同分享成长的喜悦，是我也是在座的各位行政管理人员一直追求和思考、探索的问题。通过近几年的工作经历和不断地学习，积累了一些经验和教训，下面就此谈一下个人看法，以与大家探讨。

与其他任何单位一样，律师事务所也有许多复杂而繁琐的行政事务所，要做好这些行政事务，这就必须有专门的行政人员来处理。实践证明，随着事务所的发展扩大，律师人数和律师业务量的增加，建立事务所主任领导下的专职行政管理人员来管理日常行政事务的模式，对律师事务所的管理与发展有着相当大的好处，能使主任的精力得以释放，律师事务所的行政工作能处理的更加到位，事务所业务能得到更好的发展。

行政主管在工作上实际承担着为事务所主任决策提供信息和建议，对确定的工作计划进行组织、贯彻、协调、监督、检查，以及协助主任处理日常事务的职责。同时，还负责与主管部门，行业协会及其他相关机构、部门的日常联络、沟通，既起着沟通上下左右，联系四面八方的作用，是律师事务所的“门面”和“窗口”。

那么作为律师事务所的行政主管，应当具备什么样的素质、起着什么作用和怎样做好这个行政主管呢？

  二、律师事务所行政主管应当具备的素质：
    律师事务所作为一个高素质人才汇聚的地方，对每一个人的综合素质的要求都是相当高的，律师事务所的行政管理是一项专业性很强的工作，我认为，作为律师事务所的行政主管应当具备以下素质：
   （一）、虚心好学，主动实干,实事求是，严以律已，有自知之明

能正确待人，关心整体，守职尽责，敢挑重担，对所在的律师事务所具有完全的认同感和强烈的工作责任心，对所在的律师事务所主任具有绝对的忠诚度，具有无私奉献的精神和兢兢业业的工作态度。
   （二）、应当具备分析问题、解决问题的能力，具有良好的沟通和处理人际关系的能力，包括：对人的需要富有敏感性；能够设身处地理解人；在坚持原则的前提下富有同情心；有能力增进人与人之间的相互尊敬，激发人的自信；有很强的说服人的能力；能够有效地在主任和律师之间进行沟通。

（三）、富有创造性。一个优秀的行政主管，应该擅长协助事务所主任安排适合岗位要求的专业人员，为律所求得优秀的人才，使所里现有的人力资源调配更优化，使每一个人发挥出最佳的工作水平，为律所的工作人员创造良好的办公环境及人文环境；同时，为了律所的长远发展，要结合所里的现实情况向主任提出一些合理化的建议性的意见；平时还要注意收集、掌握来自律所内部各方面的信息，要善于根据新的情况适时调整相关的规章制度，充分发挥“管家”的作用。

三、律师事务所的行政主管的主要作用：

（一）、行政主管是事务所主任的得力助手和参谋。行政主管的一项重要工作就是协助事务所主任完善和规范律师事务所的规章制度，做好律师事务所 人力资源 http://www.dianliang.com/hr的激励机制的完善和开发。律师事务所的竞争，也是律师事务所拥有人才资源的竞争。现代行政管理强调发挥整体效益，要发挥整体效益应搞好科学合理的分工、建立健全岗位责任制，使每一个成员在律师事务所的大环境下都得到发展和进步，处理利益分配，加强律师相互之间的合作与团结，这是主任和行政主管一项重要的事务，故行政主管协助主任加强协调工作是十分必要的。
   行政主管应根据平时工作中对律师事务所的调查研究工作，在主任决策之前收集决策所需的相关信息，并加以全面、客观、慎重地分析和研究，为主任作出决策提供可切实可行的依据，或是直接提出一个或几个可供主任参考的办法和建议。
    在执行事务所主任的决策，完善律师事务所日常文件、规章制度的工作中，应及时准确地进行文件传递，根据不同情况的需要进行可行性调查研究，提出意见供主任在律师事务所管理上作出重大决策时参考。
   （三）、行政主管是事务所主任与律师、律师助理、行政人员之间的桥梁。行政主管在事务所内具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责，通过日常工作将事务所内部人员的情况及时反馈给主任，下情上传，使主任能够在最快的时间里了解事务所普通的有关情况，为事务所各层面之间的有效沟通铺设桥梁。
    此外，行政主管，除了配合事务所主任的工作之外，它本身还承担着事务所的日常行政管理工作。事务所的大量行政事务和后勤事务需要有人处理，事无巨细，行政主管应当积极、努力、认真、负责地处理好这些事务，以便减轻事务所主任和律师们的工作压力，解除他们的后顾之忧，为他们腾出更多的时间做好业务工作。
    要做好律师事务所行政管理工作，对行政主管工作要有一个明确的定位。行政主管在律师事务所的管理中发挥着至关重要的中枢作用，是联系律师和律师事务所、律师事务所和律师协会的桥梁和纽带，是律师事务所乃至整个律师业不可替代的重要组成部分。

我认为，一个规范管理有序的律师事务所，其行政主管的工作职责和位置是相当重要的。随着律师事务所的发展和管理的更加规范有序，律师事务所行政主管将在律师业的发展中起着更加重要的作用，行政主管在也将是一个大有作为的职业。
    四、律师事务所行政主管的工作职责：
    行政主管的职责主要包括两大部分：第一、律师事务所的内部事务管理；第二、律师事务所与外部相关部门的联络及相关具体事务的处理。

其中，内部的日常事务管理又分为以下几项：如：后勤保障工作，办公室日常行政事务、卫生清洁、安全、文件档案管理、人力资源管理、财务管理、考勤工作、业务学习、岗位培训、所务会（工作会议、案例分析会、法务恳谈会、专题研讨会）等各种会议的安排、事务所规章制度的监督执行、事务所期刊的编辑、网站维护、宣传报道，工会活动、等等；律师事务所的外部事务则分为以下几项：完成律协布置的各项任务、参加司法行政机关及律协组织的会议、处理律师年检、调动、变更、职称申报和律所考核、达标、年检等事宜。
    在很多时候，我们行政管理人员都会被律师称为“管家”或“职业经理人”。其实这个“管家”是否称职会直接影响到律所整体工作的正常运转。基于此，就需要我们这些行政主管要时刻保持良好的工作状态及工作作风。具体来说行政主管的职责包括：

（一）、协助主任处理好事务所日常业务、行政工作。
   （二）、根据律师事务所发展需要和主任的同意，负责事务所人员的岗位安排、聘任管理、年度考核和劳动纪律。
   （三）、负责处理事务所公文收发，管理文书档案。
   （四）、协助主任进行律师事务所规章制度的修订完善、对外宣传和监督执行。
   （五）、管理使用好律师事务所印章、发票和介绍信。
   （六）、组织律师事务所日常各种工作会议，负责对外接待工作。
   （七）、做好律师事务所办公用品购买计划、保管和发放、维护工作。
   （八）、做好律师事务所律师助理、行政人员的劳动纪律管理工作。
   （九）、协助主任协调律师事务所各种关系的处理，确保有序运转。
   （十）、为律所的战略性发展与建设，以及建立与推广良好的律所形象出谋献策。

五、如何履行好行政主管的工作职责：

（一）、建立健全、贯彻落实各项规章制度

2004年6月，我开始就职行政主管工作，当时天屹所建所时间

不长，我仔细阅读了当时所里已制定的规章制度，在主任的支持下，从天屹所的实际情况出发，对当时现有的规章制度进行了适当的调整。我认为维护一个律所的正常运转，必须要有一套可行的规章制度。目前，天屹所已建立和完善了《内部管理暂行规定》、《律师职业道德和执业纪律》、《财务公开办法》、《财务管理制度》、《公章、介绍信保管、使用、登记制度》、《关于律师培训、交流规定》、《合伙人会议制度》、《计算机网络系统及图书资料管理办法》、《律师收费管理制度》、《律师政治、业务学习制度》、《现金、支票、发票和收据管理办法》、《收案审批登记办法》等16项规章制度，并经常组织事务所全体人员进行了学习，确保相关的规章制度得到事务所全体人员的遵守和配合。在有章可循之后，就需要加强执行的力度，否则无论再好的规章制度，不进行有效的贯彻落实，都将会成为一纸空文。当然，在贯彻落实各种规章制度时，会经常感觉到，在执行的过程中会有很大的阻力，所以，树立起行政主管的威信在制度的执行过程中就显得尤为重要。

（二）、充分发挥“管家”的作用。

所谓“管家”，就是既要事无巨细又要有统筹安排。在日常的行政管理工作中，事务性的工作繁多、庞杂，同时还要为律所的战略性发展与建设，以及为建立推广良好的律所形象出谋献策。，让主任摆脱琐碎工作的牵绊，能够有更多的精力投入到业务工作中。

行政主管是律师事务所的“大管家”，其工作的好与坏，不仅仅

是其个人的工作是否有成效问题，而是直接影响到律师事务所日常工作的正常进行。事情无论大小，作为律师事务所的行政主管应当都要准确、细致、妥善地办好，切忌粗枝大叶、马马虎虎。同时，由于行政工作本身是“与人打交道”，处于一种很“微妙”的位置，行政主管在工作中更应当做到谨言、慎行，谦虚谨慎，戒骄戒躁，尊重他人。具体来说，在工作中应着重注意以下方面：

1、在思想上，要认同律师事务所的企业文化和理念、认同律师职业的特殊性，接受律师事务所各种现状。

2、在工作中，应当做好律师事务所各项工作计划，分清主次，使工作有条不紊的进行，建立健全工作制度和工作细则，将这些工作纳入制度化、程序化、规范化、科学化的轨道，这样能够事先做好准备，拿出建议方案，把工作做到前面。

3、作为律师事务所的行政主管平时也要注意收集和掌握来自各方面有关律师行业的信息和报道，加强调查研究工作，注意发现新情况，研究新问题，要善于领会主任意图，围绕律师事务所中心工作积极出主意，想办法，献计献策，充分发挥参谋助手的作用。努力做到主任没想到的，要事先想到；合伙人想到的，要做的周到些；主任决策以后，要及时抓好落实反馈工作。在工作中要争取主动，积极更好地发挥行政主管作用和履行行政主管的工作职责。

（二）、做好沟通工作，保证上下渠道畅通

作为律师事务所的行政主管，应及时将主任的工作思想和决策传达给其他律师、行政后勤人员。同时也应当将其他律师、行政后勤人员的想法或建议反馈给主任，供主任参考。行政主管要注意以身作则，以行为赢得信任，从而起到承上启下，沟通各方的桥梁作用。
   （三）、加强业务学习，提高自身素质工作水平，注意自身形象，

感染与带动大家共同进步。

法律行业是一个特殊的行业，律师这个群体更是一个特殊的群体，与这些有知识、有智慧、同时又是社会精英的律师们一起工作，更是需要我们有更好的协调与沟通能力，还需要我们不断地提高自己，以适应、配合律师的工作。

在配合、辅助律师工作的同时，我想大家与我一样，一定也会从这些社会精英身上学到很多东西，如：认真、严谨的做事态度；敏捷、灵活的思维方式；敬业、团结的精神。如果我们能够把这些优点贯通到我们自己的行政工作中，我们的工作会更有成效，也会提升一个层次。行政工作本身是“无休止的与同仁打交道”，我认为行政主管的言行会对其他的同事有很大的影响作用，所以行政主管更应谨言、慎行，处处谦虚谨慎，戒骄戒躁，尊重同事，同时也会赢得他人的尊重，这种相互间的尊重相应的更会促进工作的正常开展。

律师事务所行政主管的管理水平在一定程度上体现着律师事务所的管理水平的高低。因此，行政主管的选择、培养、使用，是事务所管理的重要课题。作为律师事务所行政主管，为了工作的开展和个人的发展，一定要加强学习，注意业务素质和自身综合素质的不断提高，以适应律师事务所管理工作的需要。

行政工作，虽不会直接给律所创造经济效益，所处理的问题也没有律师们处理的案件重大，然而，就是这些点滴与琐碎的工作在律所的整体发展中起到了不可或缺的作用。我想所有的行政主管对自己所在的律所都有深厚的情感，在这里我要告诉大家的是：诚挚的情感就是一种影响力，会带动所有的律所成员共同努力，并建造一个良好的工作氛围，我认为这就是行政主管最核心的工作方向。

今天，在与同行的交流沟通中，使我学到了许多优秀的管理经验以及科学的管理方法。在此，我非常感谢司法厅律师管理处和省直律协各位领导能够给我们这些行政人员创造一个相互学习与交流的平台，让我们能够多一些交流，并从中汲取优秀的养分，更进一步提高我们的能力，推进我们的工作。

今日的天屹在不懈地努力着，明日的天屹充满着生机。最后我以挂在我们律师办公区里的“天道酬勤”四个字来结束今天的发言，也希望我们大家以此共勉。

谢谢！

 

 

                        浙江天屹律师事务所

                          发言人：蔡慧波

                          2007年10月12日